Marathon, cani-cross, concert, foire des associations… Pour que votre événement outdoor soit une réussite, il va falloir prévoir une logistique apte à faire face à toutes les situations.
Les différents prestataires, les bénévoles, les équipes sur place et les organisateurs doivent pouvoir échanger dans les meilleures conditions avant et surtout pendant l’événement. Il faut donc prévoir un équipement spécifique de télécommunication opérationnel durant tout l’événement.
Préparer la logistique
Tout dépend du type d’événement que vous souhaitez organiser. Commencez par définir les ressources qui seront indispensables durant tout votre événement outdoor. Voici quelques éléments utiles à l’organisation de la plupart des événements sportifs.
Le téléphone satellite
Penser à la location d’une flotte de téléphones satellites est une façon de vous assurer une communication sans faille, même dans les endroits peu couverts par le réseau téléphonique (randonnée en forêt par exemple). Ils sont conçus pour fonctionner dans des endroits très isolés. De nombreux téléphones standards sont limités dans certains endroits.
Si le réseau n’est pas assez puissant, vous aurez beaucoup de mal à recevoir ou passer des appels.
Or, pour qu’un événement outdoor se déroule sans soucis, il est conseillé de pouvoir rester joignable où que vous soyez. La sécurité sera alors assurée même en plein milieu d’une forêt ou sur les cimes d’une montagne. Les téléphones satellites sont souvent utilisés par les aventuriers, les alpinistes ou les sociétés de secours.
Si le réseau est faible, vous n’aurez aucune limite avec un téléphone satellite qui procurera la connexion indispensable à toutes vos équipes. Il est possible de louer des flottes de téléphones satellites pour toute l’organisation et le déroulement de votre événement.
Le matériel de sonorisation
Pour créer une ambiance sur votre événement outdoor, optez pour un matériel de sonorisation performant et résistant aux intempéries. Il est indispensable que vous puissiez passer de la musique, diffuser vos messages et créer une dynamique auprès de votre public grâce à ce matériel de sonorisation. Vous pouvez demander au speaker de vous indiquer de quoi il aura besoin pour animer votre événement.
Si vous souhaitez faire intervenir des groupes musicaux, assurez-vous que vous disposez du matériel nécessaire pour accueillir et fournir les éléments de logistique indispensables pour tous les musiciens. Vous pouvez également associer le matériel de sonorisation à un système de lumières.
Les chapiteaux et estrades
À moins d’être vraiment certain de la météo durant tout votre événement outdoor, il vous faudra prévoir des chapiteaux ou barnums pour vous y abriter en cas de pluie. Si le terrain est irrégulier ou que vous souhaitez créer un podium, pensez à louer également des estrades. Les chapiteaux devront être résistants au vent, au froid et à la chaleur.
Bien préparer et choisir ses éléments de logistique
Il est primordial que votre événement outdoor se déroule dans les meilleures conditions. Découpez votre événement en plusieurs catégories pour prévoir l’ensemble des éléments de logistique liés :
- Le bureau des inscriptions
- Le point sécurité
- Le parcours à respecter
- L’accueil des participants avec le stockage du matériel si nécessaire
- L’animation et l’accueil des spectateurs
- La restauration
Définissez le type de public et le nombre de personnes que vous allez sans doute accueillir (participants, publics, partenaires, fournisseurs, bénévoles…). Il faut ensuite adapter votre logistique à la date que vous aurez choisie. Elle va définir les conditions météorologiques auxquelles vous allez devoir faire face. Établissez ensuite les moyens humains dont vous aurez besoin et l’équipement nécessaire à chaque personne.
Enfin, définissez le type de promotion que vous allez choisir pour mettre en lumière votre événement outdoor !
